«Vuelta al cole» en el teletrabajo: hazlo eficiente y seguro

Septiembre es el momento en que los niños vuelven al cole y los mayores a sus oficinas. Este año las cosas son un poco diferentes, y mucha gente tendrá que organizarse para combinar el trabajo presencial con el teletrabajo, además de preparar en casa un entorno adecuado y seguro.

 

Solicita asesoramiento para teletrabajar de forma colaborativa

 

Quizá los pequeños tengan que estudiar a distancia más días durante el curso y los mayores probablemente también tengan que convertir el «trabajo a distancia» casi en rutina. Es algo muy ventajoso en muchos aspectos, pero hay que estar preparados para asegurarse de que todo va a funcionar bien.

Esta sería una checklist o lista de tareas de los detalles más importantes para contar con un entorno de trabajo adecuado y seguro. Con esto en mente se puede planificar esa «vuelta al cole» laboral con tiempo y hacerse con todo lo necesario para que teletrabajar sea una experiencia agradable y productiva:

   

En el hogar:

• Contar con una conexión rápida, fiable y segura. Lo ideal es una doble conexión de Fibra Óptica, de forma que si la primera sufriese algún corte, conmutase automáticamente con la segunda. Soluciones como la Fibra Segura Dual cuentan además con una potente herramienta de monitorización y soporte técnico rápido y cercano.
• Optimizar el wifi. Esto incluye: comprobar las actualizaciones del firmware del router; asegurarse de estar usando la máxima velocidad (802.11ac/ax); reorientar las antenas; situarlo en una posición más elevada y comprobar la velocidad desde distintos puntos de la vivienda hasta encontrar la combinación ideal.
• Actualizar los equipos habitualmente, tanto ordenadores como dispositivos móviles. Es una de las mejores garantías de que no serán hackeables debido a fallos o bugs del sistema.
• Disponer de un lugar y un equipo específico y tranquilo para trabajar. Esto evitará todo tipo de problemas; el equipo de trabajo no debería compartirse con otros usos, para garantizar que siempre funcione y esté más seguro.
• Invertir en dispositivos para trabajar y comunicarse. Qué mejor momento para cambiar de móvil, comprar esa webcam a la que teníamos el ojo echado, esa llave de autenticación A2F/AMF) o una buena silla de trabajo con respaldo. Es una inversión para algo que va a ocupar muchas horas a lo largo del día.

   

 

Solicita ayuda para teletrabajar de forma segura

 

A la hora de trabajar:

• Organizarse un horario básico con rutinas. Esto incluye los breaks para descansar la vista, hidratarse adecuadamente y comer algo.
• Priorizar actividades y anotar las tareas para hacer, evitando la procrastinación y el «dejar todo para mañana». Hay muchas apps y servicios para esto, tanto los que pueda proporcionar la empresa como apps personales.
• Establecer un protocolo de comunicación. Normalmente la empresa establecerá el canal adecuado, ya sea Slack, Teams/Office360, GSuite, Telegram, WhatsApp o cualquier otro. Invertir en conocerlo –y respetarlo– para aprovechar todas sus posibilidades resultará muy útil. Además de eso no hay que olvidar que las videoconferencias o llamadas con el equipo siguen siendo tan importantes como eran antes verse de vez en cuando en persona. Respecto a los horarios, hay que acordar en qué horas se puede esperar una respuesta rápida o qué horas se consideran fuera del horario habitual.
• Organizar bien las videoconferencias. Para que sean una herramienta útil conviene convocar sólo a quienes sea estrictamente necesario, establecer una agenda mínima de los temas a tratar, procurar que no duren más de 25-30 minutos y en caso necesario utilizar gráficos, capturas de pantalla o screencasts en vivo.

   

Respecto a las consideraciones de seguridad:

• Cumplir con las políticas de seguridad de la empresa. Esto incluye el hardware a usar, la gestión de contraseñas (lo más recomendable es usar un gestor de contraseñas) y la seguridad de los equipos en aspectos como la encriptación de los discos y las copias de seguridad periódicas.
• Evitar el phishing y protegerse ante el spam y los engaños online. La pandemia y los confinamientos han hecho aumentar el intento de ataques utilizando estas técnicas de ingeniería social, especialmente mediante avisos engañosos sobre la COVID-19, correos de falsos bancos, envío de facturas y compras de e-commerce falsas, etcétera. El objetivo es engañar y que la gente haga clic y abra los archivos adjuntos para acceder a sus equipos y datos. Hay que elevar el nivel de atención y, ante la sospecha, desconfiar y no abrir nunca esos archivos.
• Estar atentos a la pérdida de datos o las intrusiones. Si hay cualquier incidente, como que se pierda un dispositivo o se sospeche que alguien puede haberlo hackeado habrá que notificarlo a los responsables de seguridad. Esto incluye si se sospecha que se pueden haber traspapelado datos o información personal de la que habitualmente tiene que estar bien salvaguardada (ej. bases de datos de clientes, facturas o informes, contratos).

Si se cumplen la mayor parte de estos puntos de las checklists se puede confiar que la vuelta al cole y el teletrabajo va a ser lo menos traumática posible. Es sólo cuestión de tiempo que esto se convierta en rutina y parte habitual de una forma de trabajar mejor para todos.

 

Solicita asesoramiento para implementar soluciones colaborativas