Guía para elegir una centralita virtual para tu negocio

Por fin ha llegado el día en que tienes que cambiar de centralita, bien por que tu vieja centralita está en las últimas, ha llegado «el lobo» del apagado de cobre de tu central o simplemente porque necesitas nuevas funcionalidades.

 

Simplifica la telefonía de tu empresa

 

Haces un par de búsquedas en Internet y ves que hay cientos de alternativas con un montón de palabras y términos que no entiendes: ¡Tú sólo quieres llamar y recibir llamadas! Vamos a intentar aclarar algunos de estos conceptos de forma que puedas elegir la centralita que más se ajuste a las necesidades de tu empresa.

 

¿Centralita en Cloud o física? ¿Qué te conviene?

 

Lo primero que tienes que decidir es si quieres una centralita física, un «hierro», en tus oficinas o bien un servicio disponible en Internet, el cual no tiene por qué ser Cloud (ya lo veremos más adelante).

Tener una centralita física como las de antaño ya no se lleva tanto. Por lo general hoy en día toda la telefonía de las oficinas se está migrando a telefonía IP, por lo que ya no es necesaria una centralita a la que se conectan físicamente los teléfonos para que éstos funcionen. Esto, además de poder utilizar el cableado ya existente de los equipos de red para conectar los terminales, te permite evitar tener la centralita físicamente en tus oficinas.

Debes ver qué necesidades tienes antes de decantarte por una u otra opción:

• Necesitas guardar las grabaciones de las llamadas y por el contrato o servicio éstas no pueden salir de tus instalaciones.
• No tienes más sedes ni usuarios externos que dependan de esta centralita.
• Tienes ya una infraestructura potente de alojamiento en tus instalaciones (SAI, armarios refrigerados, servidores, alarmas anti-robo, etc.).

En este caso quizás sí sea necesario la instalación de una centralita on premise.

Si por el contrario:

• Tienes muchas sedes y todas necesitan telefonía.
• Eres una empresa pequeña y no quieres hacer una gran inversión que conlleve una amortización a largo plazo.
• No tienes personal de IT que pueda gestionar la centralita.
• Tienes muchos usuarios en movilidad o teletrabajando.
• No sabes cuánto vas a crecer en número de extensiones.

Lo ideal sería ir a un servicio de centralita tipo SaaS en el Cloud, ya que te da toda esa flexibilidad que necesitas y te evita la dependencia.

     

La conectividad es prioritaria

 

Con la conexión a Internet pasa algo curioso. Tener una buena conexión y una mala conexión a Internet es una razón tanto para tener un «hierro» como para tener un servicio en Internet:

• Si tu conexión a Internet es mala y tienes muchas sedes, el resto de sedes se tienen que conectar a la centralita degradando el servicio hasta el punto de dejar sin telefonía a alguna de ellas.
• Si no tienes más de una sede y la mayoría de las llamadas son internas, es decir, tienes pocas llamadas externas, no sería tan grave.
• En el caso de tener una buena conexión a Internet no importaría el número de llamadas externas ya que no habría problemas en trasladar esa carga al Cloud. Además, nos aseguraríamos de dar servicio al resto de sedes.

¿No es tan sencillo no? 🙂

Digamos que te decides por un servicio en Cloud:

• Las distintas sedes no dependen de la conexión a Internet de la sede donde está la centralita.
• Tampoco dependen del propio hardware de la centralita.
• Además podrías tener a mucha gente teletrabajando.

 

Centralitas en la nube

 

Llegados a este punto supongamos que ya has optado por buscar un proveedor de centralita en Cloud. Hablando de VoIP es importante que este proveedor tenga una buena conectividad para llegar a la centralita.

De nada te sirve una centralita con un montón de características si luego está alojada en un servidor en Alemania o Canadá. Aquí los tiempos influyen mucho; cuanto más cerca, físicamente, estén los servidores de la centralita, mejor irán tus comunicaciones.

El servicio no tiene por que correr en un servidor virtual por mucho que se haya tendido a llamar así al servicio. Muchos proveedores aún utilizan hardware físico para dar servicios de voz debido al poco retardo y performance extra que tiene el quitarse de encima las capas de virtualización.

Lo bueno de este tipo de servicio es que por lo general se paga por número de extensiones contratadas y además no suele suponer un desembolso grande el añadir nuevas extensiones. En muchas centralitas físicas hay que pagar por licencias extra y cosas así, aunque ya pagues por el «hierro» como tal.

Lo bueno de las centralitas virtuales es que por lo general suelen estar en evolución continua y cuando se añaden nuevas funcionalidades, se añaden para todos los clientes sin coste extra: WebRTC, nuevos códecs, soporte de terminales de último modelo, etc.

 

Un buen soporte, documentación y autonomía

 

Quizás ya sepas algo del mundo de la telefonía o quizás no tengas ni idea pero quieras empezar a entrar a gestionarlo. En cualquier caso el proveedor elegido tiene que tener un soporte técnico cercano que conozca a fondo su producto; lo ideal es que el propio proveedor sea un usuario mas del mismo producto que vende. Además, debe tener una buena documentación por si quieres realizar pequeñas gestiones y cambios en la centralita.

 

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Ante todo y sobre todo, seguridad

 

Algo que no puede faltar en una centralita es la seguridad. Es fundamental que sea algo integral de la solución en lugar de un extra con coste añadido.

Cualquier fallo en la implementación de seguridad te puede suponer un coste económico adicional debido a fraudes. Estos son algunos aspectos a tener en cuenta:

• ¿Están los terminales instalados aislados del resto de los equipos de la red?
• ¿Tienen conexión a Internet directa o son accesibles desde Internet?
• ¿Están actualizados y soportan protocolos seguros de comunicación?

Seguramente tu proveedor tenga ya mucha experiencia con esto y si te hace alguna recomendación, o te dice que alguna funcionalidad no se puede implementar por razones de seguridad, lo mejor es hacerle caso.

Ahorrar dinero en seguridad es un desembolso seguro a largo plazo.

     

No te olvides de los terminales

 

Una cosa muy a tener en cuenta será el tipo de terminales que vas a utilizar, ya que suele ser el grueso de la inversión.

• ¿Voy a poder utilizar los que ya tengo?
• Una vez finalizado el contrato, ¿los puedo reutilizar en otro proveedor?
• ¿Son en alquiler o en venta? ¿En cuánto tiempo los voy a amortizar?
• ¿Puedo usar un softphone?

Al final el elemento con el que más interactúas es el teléfono con el que haces y recibes las llamadas. Aquí debes fijarte sobre todo en estos puntos:

• Si vas a utilizar el cableado ya existente te interesa que sean terminales a Gigabit para poder hacer de puente con el ordenador.
• La calidad del material tiene que ser buena, ya que van a sufrir un abuso constante de coger, colgar, marcar, etc.
• Tienen que utilizar protocolos abiertos. Posiblemente estos terminales que compres ahora duren más que tu solución de centralita y quieras utilizarlos en el futuro con otra solución.
• Hay que considerar también la necesidad de utilizar cascos externos. Muchos terminales de hoy en día soportan cascos bluetooth, otros necesitan adaptadores específicos, etc.

Si además los terminales van a ser inalámbricos, hay que asegurarse aún más de su buena calidad y resistencia, ya que posiblemente acaben en el suelo más de una vez.

Por lo que la pregunta final es: ¿voy a tener libertad y soporte de distintos tipos y marcas de terminales en mi centralita?

 

……∫ ¿Integraqué?

 

Según la Wikipedia, «la integración es un concepto fundamental del cálculo y del análisis matemático. Básicamente, una integral es una generalización de la suma de infinitos sumandos, infinitesimalmente pequeños: una suma continua. La integral es la operación inversa a la derivada».

Sin embargo cuando hablamos de integración en las centralitas nos referimos a utilizar sus servicios en sistemas distintos a los propios terminales de telefonía, como por ejemplo:

• Utilizar nuestra agenda corporativa.
• Usar un videoportero y abrir la puerta directamente desde un teléfono.
• Que se pueda comunicar con nuestro CRM.
• Posibilidad de utilizar móviles GSM.

Para ello necesitas saber qué tipo de capacidad tiene la centralita, por lo general a través de una API o similar. ¿La tiene la que has elegido? Quizás ahora mismo no te interesa pero igual a medio plazo es interesante.

 

TL;DR (too long; didn’t read)

 

Podríamos seguir hablando largo y tendido, pero creo que se puede resumir en unos sencillos puntos:

• Decide si quieres una centralita física o una virtual.
• Evalúa tu conexión a Internet y tu red interna.
• Considera la seguridad como algo necesario y no accesorio.
• Investiga los tipos de terminales necesarios.
• Piensa en alguna característica que quizá ahora no tengas pero que hayas echado en falta.
• Y por supuesto, convence a la dirección de que ya no necesitáis el fax.

 

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