La Transformación Digital vs. la «forma de funcionar» tradicional

Hoy en día si no eres digital eres analógico y estás obsoleto. Si utilizas principalmente papel en vez de archivos en la nube es porque vives en el medievo. Y si tienes que viajar y asistir presencialmente a reuniones en vez de conectar con una videoconferencia es que estás pasado de moda. Todos hemos tenido a veces esta sensación. La transición a lo digital que se ha venido produciendo en los últimos años nos ha dejado sin vinilos, fotografías en papel y cartillas bancarias. Pero nadie los echa mucho de menos.

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Pero, aunque lo parezcan, esos cambios no son siempre lo que se suele conocer como Transformación Digital, así, con mayúsculas. Porque una cosa es digitalizar los procesos existentes en las empresas y aceptar facturas en PDF, pagar con Paypal en vez de con efectivo o pedir la cena a través de una app en vez de llamar al restaurante. Pero otra muy distinta es plantear la estrategia de una empresa como un proyecto global con unos pocos empleados trabajando por todas partes del mundo, trabajar en documentos compartidos durante una sesión de Skype o estar tranquilo enviando un trabajo un sábado por la noche porque los horarios de oficina dan un poco igual.

Hacia un futuro distinto

Un ejemplo de estas diferentes transformaciones es la que han llevado a cabo muchos museos del mundo. Conscientes de que en pinacotecas como la del Museo del Prado nunca habrá espacio para mostrar todo lo que guardan sus sótanos, los museos se han embarcado en la digitalización completa de sus catálogos, en visitas virtuales como la del Hermitage y en la apertura al dominio público de sus mejores obras, a veces del catálogo completo. En una época en la que además asistir presencialmente es complicado, esto ha resultado estupendo para los aficionados del arte, que han podido disfrutarlos casi, casi, como si estuvieran allí. Digitalizar al completo y poner a disposición del público de forma cómoda las colecciones no es ya una alternativa «rara», es cada vez algo más natural para quienes archivan cualquier cosa.

Esta transformación de los procesos en empresas y organizaciones suele ir guiada por unos principios. Uno es valorar cuán complicada es la transformación digital de cierto proceso frente al impacto puede tener para el negocio. Otro suele ser involucrar a los clientes en los procesos siempre que sea posible, lo cual incluye paneles informativos de tantos datos como sea posible, o una participación más activa: desde personalizar un coche nuevo pintándolo del color favorito y añadiendo o quitando complementos a desviar una entrega de paquetería en un proceso de comercio electrónico. La logística se beneficia especialmente de esta transformación: sabemos en todo momento dónde están las cosas, su estado e incluso podemos ver sobre un mapa dónde está el paquete en cada momento.

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Para que esta transformación sea eficaz requiere cambiar la forma de trabajo profundamente: apoyar las ideas innovadoras, conocer e involucrar a los clientes, analizar muy a fondo todos los datos disponibles, mejorar procesos y fomentar la colaboración interna y externa. Las empresas que se embarcan en la aventura deben asegurarse de que los empleados y socios tengan la formación oportuna y actualizarla con el paso del tiempo; los viejos métodos y habilidades simplemente dejarán de ser prácticos.

Esta formación incluye no sólo conocer nuevas tecnologías y software, también ciertos conceptos como el always on («siempre conectados»), el poder de las redes sociales, de la Internet de las Cosas (IoT) o la importancia de las métricas y los KPI o «indicadores cuantificables». Y aunque no hace falta ser ingeniero, conviene tener alguna noción sobre asuntos como las posibilidades de la nube, cómo afectan ciertos procesos tecnológicos a los costes, qué peligros hay en el campo de la seguridad informática (o en todo lo relativo a la privacidad de los datos) o qué tareas serán previsiblemente reemplazadas por robots o sistemas de inteligencia artificial en el futuro. Seguir pensando «a la antigua» supone quedarse anclado en una situación que tiene los días contados. Además, el futuro digital es sin duda mucho más interesante.