BYOD es un aliado en la distribución de contenidos internos (y las empresas lo están aprovechando)

Durante muchos años la única forma de distribuir cierto tipo de contenidos dentro de las empresas era de forma presencial, en el tablón de anuncios o a través de un correo electrónico con copia a «todos». Cursos de formación, charlas de estrategia, adelanto de nuevas campañas… Se reunía a la gente en una sala un mismo día a una misma hora y veían y escuchaban lo mismo (si algo no fallaba).

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Hoy en día, acostumbrados a nuevas formas de consumir contenidos, los equipos de trabajo prefieren acceder a esos materiales de otras maneras. El papel del BYOD («traiga su propio dispositivo») facilita esa distribución de contenidos de forma que todo el mundo pueda acceder a ellos como mejor le venga.

Los casos más típicos son cursos internos de formación, charlas generales y temáticas o información sobre ciertos procedimientos, que van desde cómo trabajar con los clientes telefónicamente a la forma de utilizar un nuevo software o cómo son las nuevas instalaciones. Esto es útil desde fábricas a empresas inmobiliarias (visitas en vídeo a nuevos pisos en catálogo) y agencias de márketing.

Las principales ventajas para los equipos de trabajo al utilizar sus dispositivos BYOD para el acceso a los contenidos son básicamente los siguientes:

• Acceder con su dispositivo favorito.
• Acceder en el momento que mejor les venga.
• Combinar el acceso al contenido con el teletrabajo (lugar/momento).
• Hacer de esos contenidos una experiencia agradable.

Aprovecha el BYOD en la formación continua de la plantilla

En algunos entornos esto está siendo realmente notable, como en las escuelas y centros de formación, donde los «deberes» tradicionales han sido reemplazados por tareas que quedan anotadas en una agenda electrónica y que pueden completarse rellenando formularios, viendo vídeos o enviando textos con los ejercicios. Todo esto se puede hacer con el portátil, una tableta o incluso el teléfono móvil. Habrá quien aproveche el tiempo de los trayectos de desplazamiento en transporte público, quien prefiera verlo en la comodidad del televisor del salón o quien usará el ordenador de casa para completar las tareas.

En las empresas en las que se precisa de una formación multimedia continua, el formato tradicional de las «clases a las que hay que asistir» está pasando a ser más bien el de una formación al ritmo elegido por cada persona. Al igual que nos sucede cuando vemos varios capítulos de una serie de televisión de un tirón, hay quien prefiere dedicar un ratito cada día o alternativamente una tarde completa para concentrarse en un curso de ventas, en el aprendizaje de una nueva tecnología o de los conocimientos necesarios para un cambio de puesto de trabajo. Casi todos estos contenidos se conciben y desarrollan de forma modular e interactiva, y todos los dispositivos permiten aprovecharlos al máximo.

Localiza rápidamente contenidos compartidos

Para los equipos de ventas y márketing estar a la última es fundamental para cerrar las ventas y saber qué transmitir a los clientes, de modo que poder acceder a esa información de forma rápida y fácil es crítico. Aquí entran en juego tecnologías como los buzones compartidos en la nube, donde se pueda acceder a últimas versiones de argumentarios, estudios de mercado y materiales multimedia. También en alza sigue la realización de webinars: seminarios a través de la web en los que la empresa puede dar charlas a empleados y clientes con interacción en tiempo real. En este caso tan solo basta fijar el día y la hora; el material queda además grabado por si alguien quiere verlo más adelante.

Se sabe que la mayor parte de los empleados pierden muchísimo tiempo buscando contenido en sistemas tradicionales como el correo electrónico o las apps de mensajería: todo el mundo recuerda haber recibido algo pero es difícil encontrarlo si estaba en un correo perdido de hace meses con un título extraño, por no hablar de que fuera distribuido por WhatsApp. Por fortuna existen muchos sistemas que permiten catalogar automáticamente y buscar en documentos compartidos archivados en la nube, así como opciones para que quienes trabajan con ellos los utilicen en herramientas colaborativas, añadiendo su propia información. Eso sí, siempre tomando las precauciones y políticas de empresa que garanticen la seguridad del entorno BYOD y del trabajo a distancia, especialmente con el uso de Redes Privadas Virtuales (VPN).

El hecho de no tener que estar sentado en una mesa en la oficina delante de un ordenador fijo y de poder descargar vídeos, podcasts y documentación en cualquier dispositivo es una gran ventaja para quienes compartir contenidos es parte importante de su trabajo. Especialmente por el hecho de que cada persona tiene un dispositivo favorito por diversas razones: ya sea el portátil, el smartphone, la tableta u otro cualquiera.

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