En estos tiempos de teletrabajo se pueden leer muchos estudios y análisis acerca de si es una fórmula conveniente o no tanto, de si una vez superado el confinamiento que llevó al teletrabajo casi obligatorio es conveniente o no volver al tradicional trabajo presencial.
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Por lo general los responsables de las empresas están más a favor del trabajo presencial, porque les permite mayor control y lo entienden como «la fórmula de toda la vida». Por otro lado, los trabajadores suelen preferir el teletrabajo en un intento de conciliar mejor la vida laboral, personal y huir de la negatividad de «la oficina», lo que incluye el tiempo necesario para llegar allí y los gastos colaterales.
Seguramente ninguno de los extremos sea la mejor idea, pero puede que haya una combinación o «modelo mixto» que integre lo mejor de ambos mundos. Grandes empresas ya han optado por esta fórmula y en realidad organizaciones de todos los tamaños pueden hacerlo.
A favor del teletrabajo
- Se requiere menos espacio físico de oficinas, alquileres y servicios relacionados. Esto conlleva un ahorro que no es baladí. De hecho incluso antes de la pandemia muchas empresas se planteaban minimizar los lugares físicos en los que se trabajaba presencialmente como forma de ahorrar y ser más competitivos. No es algo aplicable a todos los tipos de negocio, desde luego, pero basta hacer una revisión y preguntarse «¿realmente este puesto tiene que ser presencial?» y comparar con el ahorro que supone. Hay quienes incluso han cerrado tiendas de calle para abrirlas online.
- Menos gastos en viajes, reuniones y más telepresencia. Con un kit de teletrabajo adecuado muchas personas pueden reemplazar no sólo su presencia en un puesto sino también los viajes, incluyendo los trayectos diarios, que requieren tiempo y dinero. Al mismo tiempo, una correcta planificación de las teleconferencias reduce al mínimo el tiempo requerido para las reuniones, haciéndolas más productivas e incluso menos estresantes.
A favor del trabajo presencial
- El contacto humano es sumamente importante. Hay operaciones que conviene hacer en persona, reuniones que permiten profundizar en diversos temas sobre la marcha y proyectos que avanzan más deprisa si todo el mundo está alrededor de una mesa o en el despacho de al lado. Los expertos además apuntan a que el factor psicológico del trabajo en equipo (y evitar el aislamiento) tiene también unos mínimos que conviene no rebasar.
- Una forma sencilla de controlar y supervisar a los trabajadores. Tener a todo el mundo en el mismo lugar evita tener que adivinar si están disponibles o no, si el trabajo avanza como está previsto, si se necesita ayuda o formación o qué hacer si surge algún problema. Incluso permite resolver asuntos nuevos o que aparezcan sobre la marcha, ya sean «emergencias» laborales u oportunidades puntuales.
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A favor del modelo mixto de teletrabajo y trabajo presencial
Una buena combinación del teletrabajo y el trabajo presencial requiere al menos de un espacio en el que se pueda trabajar presencialmente –por ejemplo, con mesas intercambiables que no son de nadie y son de todos– y que todo el mundo esté preparado para ser igual de operativo si está teletrabajando o si se mueve a un puesto presencial durante unos días, por ejemplo para asistir a un curso de formación. ¿Qué habría que tener en cuenta como mínimo?
- Estandarizar el equipamiento de modo que todo el mundo tenga sus ordenadores y dispositivos listos para conectarse en cualquier entorno. Este aspecto es fundamental y ese equipamiento debe considerarse material de trabajo exclusivo (nada de compartir el PC en familia o para jugar en los ratos libres; eso sólo puede traer problemas). Para el caso del teletrabajo hay que asegurarse de que haya buena conectividad –por ejemplo con fibra y respaldo 3G/4G/5G– y una forma estandarizada de guardar copias de seguridad para evitar catástrofes. De este modo dará igual si la persona trabaja en casa, en la casa de la playa o de vuelta en la oficina (como en la fórmula BYOD, Bring Your Own Device) porque su entorno y medidas de seguridad serán las mismas.
- Establecer unas políticas claras y unas métricas de productividad. Si el puesto requiere un horario concreto (por ejemplo, un puesto de atención al cliente o soporte técnico) se pueden utilizar herramientas que faciliten comprobar esa presencia; en este caso la mera disponibilidad es ya una de las métricas. Luego se pueden establecer métricas por clientes atendidos, tiques de soporte o consulta resueltos, nuevos clientes contratados o bien pedidos gestionados, bugs solucionados o conversiones en ventas. Todo depende del negocio.
- La clave es transmitir la sensación de responsabilidad: todo el mundo es responsable de lo que hace y de que la productividad mejore. Si nos fijamos, incluso los médicos han derivado parte de sus consultas presenciales a llamadas telefónicas, mientras que muchísimos puestos de asistencia a clientes operan desde hace años en modalidad de teletrabajo; muchas tiendas también han empezado a vender online reubicando a vendedores de las tiendas físicas.
- Potenciar todo lo que aumente la productividad. Una vez están claros los objetivos, las formas de aumentar la productividad pueden ser muchas: permitir horarios más flexibles si eso ayuda a mejorar las métricas, promocionar las capacidades del personal con cursos y nuevos conocimientos, aprovechar que hay más datos de métricas del negocio para analizarlas y extraer conclusiones… También se pueden valorar aspectos como una menor rotación del personal, una mayor satisfacción con el trabajo y el cumplimiento de plazos.
Repasando estas ideas se puede ver que crear ese modelo mixto de teletrabajo y trabajo presencial no sólo es posible, sino a veces más que conveniente. Sobre todo teniendo en cuenta que se puede hacer de forma tan segura y fiable como si los empleados estuvieran en una oficina física, porque las herramientas serán prácticamente las mismas.
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